بی‌شک، یکی از بهترین روش‌هایی که به کسب‌وکارها کمک می‌کند به موفقیت برسند و با فناوری‌های جدیدی که در حوزه کاریشان رخ داده است آشنا شوند رویدادهای خارجی است. امروزه، کارشناسان به این موضوع اشاره می‌کنند برگزاری رویدادهای داخلی و خارجی از بهترین اتفاقاتی هستند که هر ساله تکرار می‌شود و صنایع را روبه جلو حرکت می‌دهند. این مسئله باعث می‌شود اقتصاد کشورها رو به رشد باشد و اتفاقات خوشایندی در صنایع تجربه شود. یکی از سؤالاتی که همیشه پرسیده می‌شود در مورد هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی است. بهتر است بدانید این هزینه تحت تأثیر عوامل متعددی قرار دارد که در ادامه به آن می‌پردازیم.
هدف شما چیست؟
یکی از مهم‌ترین مواردی که بر هزینه شرکت در نمایشگاه‌های خارجی اثر می‌گذارند تعیین هدف است. شما می‌توانید در پوزیشن‌های زیر نمایشگاه خارجی شرکت کنید:
- غرفه‌دار (exhibitor)
- بازدیدکننده (visitor)
- ارائه‌دهنده خدمات نمایشگاهی (service provider)
- شرکت سازمان‌دهی نمایشگاهی (organizer)
اگر می‌خواهید به عنوان بازدیدکننده در نمایشگاه‌های خارجی حضور داشته باشید تنها باید هزینه ورودی را پرداخت کنید؛ اما اگر می‌خواهید در پوزیشن‌های دیگر به این رویدادها بروید بر اساس مدل حضور هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی متغییر می‌شود.
با توجه به این موضوع توصیه می‌شود افراد و برندهایی که می‌خواهند در رویدادهای خارجی شرکت کنند ابتدا اهداف خود را به طور دقیق مشخص نمایند و سپس وارد این پروسه شوند.
کسب اطلاعات در مورد رویدادهای خارجی
برای اینکه بتوانید در یک رویداد خارجی به عنوان غرفه‌دار حضور پیدا کنید و هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی را پرداخت کنید؛ ابتدا باید در آن رویداد ثبت‌نام کنید. برای اطلاع از نمایشگاه‌های خارجی می‌توانید به سایت‌های Trade Fair Dates و یا AUMA سر بزنید و تقویم نمایشگاهی را به دقت بررسی کنید. در زمان انتخاب نمایشگاه هدف بسیار محتاطانه عمل کنید. شما باید رویدادی را انتخاب کنید که بتوانید به رشد برند خود کمک نمایید. توصیه می‌شود برای انتخاب نمایشگاه‌های بین‌المللی با افراد متخصص مشورت نمایید.
آیا این سایت‌ها رایگان هستند؟
کسانی که می‌خواهند برای ثبت‌نام و پرداخت هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی از طریق این سایت‌ها اقدام نمایند همواره در این باره سؤال می‌پرسند آیا این دو سایت رایگان هستند! پاسخ به این سؤال مثبت است. تمامی خدمات و اطلاعاتی که در این سایت به اشتراک گذاشته می‌شوند رایگان هستند و شما می‌توانید بدون هیچ‌گونه دغدغه‌ای از آن‌ها استفاده نمایید. اطلاعات مرتبط با نمایشگاه‌ها بر اساس نام نمایشگاه، موضوعات، نام کشورها و تاریخ در این سایت‌ها قرار دارد و تنها کاری که شما باید انجام دهید جستجو در آنهاست.
تکمیل فرم ثبت‌نام اولیه
برای اینکه بتوانید در رویدادهای خارجی شرکت نمایید باید فرم اولیه را پر کنید. در برخی از موارد تکمیل فرم رایگان است و در برخی از موارد برندها باید هزینه‌ای را پرداخت کنند که در هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی گنجانده می‌شود. این هزینه با نام Registration Fee شناخته می‌شود و برندهایی که می‌خواهند برای ثبت‌نام اقدام کنند باید این هزینه را با استفاده از کارت‌های بین‌المللی پرداخت کنند. در صورتی که برندی مجهز به کارت‌های بین‌المللی نیست می‌تواند از شرکت‌های واسطه بخواهد این کار را برای آن انجام دهند.
پرداخت هزینه‌های اصلی
پس از آنکه فرم ثبت‌نام اولیه تکمیل گردید، نوبت به پرداخت هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی بر اساس متراژ می‌رسد. در زمان ثبت‌نام ایمیل شرکت در فرم وارد می‌شود و برگزارکننده نمایشگاه ایمیلی را بر اساس هزینه متراژ برای آن برند ارسال می‌کند و در آن لینک پرداخت قرار دارد. در این قسمت، برند موردنظر در صورتی که متوجه شد متراژ و محل جانمایی غرفه همان چیزی است که انتظار دارد می‌تواند برای پرداخت هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی اقدام نماید. بهتر است در این مسیر محتاطانه پیش بروید و در صورتی که مسئله‌ای برایتان روشن نیست درخواست مشاوره بدهید. این مشاوره معمولاً بر روی اسکایپ برگزار می‌شود و اطلاعات مناسب در اختیارتان قرار داده می‌شود.
غرفه‌سازی در نمایشگاه خارجی
مسئله دیگری که باید به عنوان هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی در نظر داشته باشید غرفه‌سازی است. در نمایشگاه‌های خارجی همانند رویدادهای داخلی شرکت برگزارکننده خدمات غرفه‌سازی را ارائه می‌دهد. بهتر است ابتدا نمونه‌کاری آن شرکت را مشاهده کنید و در صورتی که همه چیز باب میل شما بود، از همان شرکت بخواهید کار غرفه‌سازی را برای شما انجام دهد. همچنین، می‌توانید خودتان عملیات غرفه‌سازی را بر عهده بگیرید که برای این کار باید معمار از ایران به خارج از کشور بفرستید و یا از شرکت‌های دیگری که در آن کشور هستند بخواهید کار غرفه‌سازی را برای شما انجام دهند.
با توجه به این موضوع که هر دو روش باعث می‌شوند هزینه شرکت در نمایشگاه‌های خارجی افزایش پیدا کنند، بهتر است غرفه‌سازی توسط تیم اجرایی نمایشگاه صورت گیرد؛ زیرا معمولاً هزینه‌ای که آن‌ها دریافت می‌کنند از هزینه شرکت‌های دیگر پایین‌تر است. به همین دلیل، توصیه می‌شود با همان شرکت در تعامل باشید و ایده‌های خود را برای غرفه‌سازی به آن‌ها انتقال دهید و با پرداخت هزینه شرکت در نمایشگاه‌های خارجی غرفه مناسبی را در نمایشگاه راه‌اندازی کنید.
زمان حضور در نمایشگاه
زمان حضور در نمایشگاه در تقویم نمایشگاهی ذکر شده است؛ اما شما برای اینکه بتوانید غرفه خود را آماده سازید باید یک هفته قبل در آن کشور حضور داشته باشید. این مسئله نیز به عنوان هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی در نظر گرفته می‌شود. کاتالوگ، محصولات و حتی وسایل پذیرایی را باید از قبل با خود به آن کشور ببرید و حدود یک هفته قبل اقدام به آماده‌سازی غرفه نمایید. بنرهای خود را باید از قبل و به زبان انگلیسی (گاهی به زبان‌های دیگر) آماده سازید و در فضای غرفه نصب کنید (اگر می‌خواهید اطلاعات خود را در این زمینه افزایش دهید می‌توانید مقاله نکات مهم در غرفه سازی نمایشگاه را مطالعه کنید).
فاکتورهای تاثیرگذار دیگر بر هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی
تا به اینجا در مورد هزینه حضور در نمایشگاه‌های خارجی صحبت کردیم؛ اما اکنون می‌خواهیم به معرفی موارد دیگری بپردازیم که بر هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی اثر می‌گذارد و کسب‌وکارهایی که می‌خواهند در این نمایشگاه‌ها حضور داشته باشند باید آن‌ها را مدنظر گیرند. این مسئله باعث می‌شود تا بودجه‌ها به صورت هدفمند برای این کار مشخص گردند و این امر نقش بسیار مهمی در موفقیت برندها دارد.
هزینه بلیط
یکی از مهم‌ترین مواردی که بر هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی اثر می‌گذارد هزینه بلیط است. بهتر است به این موضوع توجه داشته باشید آیا تاریخی که می‌خواهید به آن نمایشگاه بروید از تاریخ‌هایی است که بلیط گران است یا خیر (به طور مثال، اگر در ژانویه به نمایشگاه بروید معمولا هزینه شرکت در نمایشگاه بالاست). همچنین، بهتر است با شرکت‌های هواپیمایی در تماس باشید و این موضوع را جویا شوید بهترین زمان خرید بلیط برای اینکه بتوانید هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی را کاهش دهید چه موقع است.
هزینه ویزا
تقریباً به هر کشوری که بخواهید بروید باید ویزا دریافت کنید (به جز نمایشگاه‌هایی که در کشور ترکیه برگزار می‌شوند، زیرا برای ورود به این کشور به ویزا نیازی ندارید). برای دریافت ویزا باید حداقل از سه ماه قبل اقدام کنید و در درخواست خود اعلام کنید که قصد شما برای سفر به آن کشور حضور در رویداد است. معمولاً، ویزاهای نمایشگاهی بدون دردسر خاصی صادر می‌شوند و شما باید هزینه صدور ویزا را پرداخت کنید. این امر به عنوان یکی دیگر از عوامل مؤثر بر هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی در نظر گرفته می‌شود و برندها باید آن را مدنظر داشته باشند.
هزینه هتل و اقامت
از موارد دیگری که بر هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی اثر می‌گذارند می‌توان به هزینه هتل و اقامت در آن کشور اشاره کرد. با توجه به این موضوع که اگر شما غرفه داشته باشید، باید حداقل یک هفته قبل در آن کشور حضور پیدا کنید، این مسئله باعث می‌شود هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی افزایش پیدا کند.
به همین دلیل، تمامی برندها و کسب‌وکارهایی که می‌خواهند در یک نمایشگاه خارجی شرکت کنند باید به این موضوع توجه داشته باشند و از قبل تدابیر مورد نظر را برای حضور در آن کشور در نظر گرفته باشند.
حضور مترجم
گاهی شما نیاز دارید که در نمایشگاه یک مترجم داشته باشید تا صحبت‌ها و تعاملاتی که در آنجا شکل می‌گیرد به زبان مورد نظر شما ترجمه شود. برای این کار باید یک مترجم را استخدام کنید و با خود به آن نمایشگاه ببرید. گاهی می‌توانید مترجم را در همان کشور استخدام کنید. به هر صورت، این امر باید به عنوان هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی در نظر گرفته شود. همان طورکه متوجه شده‌اید حضور در نمایشگاه‌های خارجی یکی از کارهای پر چالشی است که باید به تمامی زوایای آن توجه داشته باشید تا بتوانید بهترین نتیجه را از آن به دست بیاورید.
برنامه‌ریزی‌های مؤثر برای حضور در نمایشگاه‌های خارجی
برای اینکه بتوانید حضور خود را نمایشگاه‌های خارجی را تقویت کنید و به نتیجه مورد نظر برسید، بهتر است به برخی از برنامه‌ریزی‌ها توجه داشته باشید. برخی از این موارد به شرح زیر هستند:
- از یک ماه قبل مقدمات حضور در نمایشگاه را آماده سازید.
- تلاش کنید با پرسنلی به آن نمایشگاه بروید که به زبان انگلیسی تسلط دارند و می‌توانند تعاملات مناسبی را برقرار کنند.
- لباس پرسنل را از یک ماه قبل آماده سازید و در اختیار آن‌ها قرار دهید.
- از پرسنل و تیمی که می‌خواهند در نمایشگاه حضور داشته باشند بخواهید پاسپورت‌هایشان را تمدید کنند و یا مطمئن باشند پاسپورت آن‌ها حداقل 6 ماه اعتبار دارد.
- برای کاهش هزینه شرکت در نمایشگاه های خارجی با تیم خود مشورت داشته باشید و راهکارهای مؤثر را امتحان کنید.
- برنامه خود را برای حضور در نمایشگاه آماده سازید.
- به این موضوع توجه کنید کدام صنایع و شرکت‌ها در نمایشگاه حضور دارند و سپس برنامه‌ریزی‌های مناسب برای برقراری تعامل با آن‌ها انجام دهید.
- اهداف خود را برای حضور در نمایشگاه مکتوب کنید و برای بار آخر با تیم خود در مورد آن‌ها مشورت کنید.
- از تیم خود بخواهید یک هفته قبل از خروج از کشور از مکمل‌های مولتی ویتامین استفاده کنند تا در زمان حضور در نمایشگاه قوی باشند.
سخن پایانی
تا به اینجا تلاش کردیم اطلاعات کاملی را در مورد هزینه شرکت در نمایشگاه‌های خارجی در اختیار شما قرار دهیم. همان‌طور که متوجه شده‌اید موارد متعددی بر هزینه‌های نمایشگاه‌های خارجی اثر می‌گذارند که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به رجیستریشن فی، پرداخت متراژ غرفه، هزینه غرفه‌سازی، ویزا، بلیط و اقامت اشاره کرد. با توجه به این موارد توصیه می‌شود شرکت‌ها قبل از آنکه در این نمایشگاه حضور داشته باشند هزینه‌ها را برآورد نمایند و سپس با چشم باز برای شرکت در نمایشگاه‌های خارجی اقدام نمایند.
