نمایشگاه ویترین برند شماست! زمانی که در رویدادهای مرتبط با حوزه کاری خود حضور پیدا می‌کنید، می‌توانید تعاملات قوی با افراد فعال در این حوزه داشته باشید و همین امر زمینه را برای رشد و پیشرفت شما آماده می‌سازد. بسیاری از کارشناسان بر این عقیده هستند قدرت حضور در نمایشگاه بسیار بالاتر از روش‌های تبلیغاتی دیگر است؛ زیرا در این رویدادها دقیقاً مخاطبان هدف شما حضور دارند و این مسئله بسیار ارزشمند است. اگر می‌خواهید در نمایشگاه غرفه داشته باشید، برای موفقیت باید به آیتم‌های زیادی توجه کنید (اگر می‌خواهید اطلاعات خود را در این زمینه افزایش دهید، می‌توانید مقاله راهنمای جامع برگزاری نمایشگاه موفق را مطالعه کنید). یکی از مواردی که می‌تواند به موفقیت شما کمک کند مدیریت غرفه در نمایشگاه است. در ادامه تلاش می‌کنیم اطلاعات بیشتری را در مورد اصول مدیریت غرفه در نمایشگاه در اختیار شما قرار دهیم.
غرفه، قلمرو برند شما
غرفه‌ای که در نمایشگاه اجاره می‌کنید قلمرو برند شماست. این همان جایی است که قرار است مخاطبان زیادی را به سمت شما بکشاند. در مقابل، مخاطبانی که وارد غرفه نمی‌شوند می‌توانند حتی با نگاه کردن اطلاعات جامع و کاملی را در مورد برند به دست بیاورند. به همین دلیل، اگر مدیریت غرفه در نمایشگاه به خوبی صورت گیرد، بی‌شک نتایج چشمگیری را در رشد برند خواهد داشت و باعث می‌شود کسب‌وکارها پله‌های موفقیت را با سرعت بالاتری طی کنند.
چرا از حضور در نمایشگاه نتیجه نگرفته‌ام!
یکی از شکایات عمده برندهایی که در نمایشگاه‌های مختلف حضور داشته‌اند در این باره است که آنها نتوانسته‌اند از حضور خود در نمایشگاه به نتیجه برسند. بهتر است بدانید دلایل متفاوتی پشت این عدم موفقیت قرار دارند. ممکن است شما در انتخاب نمایشگاه اشتباه کرده باشید! اما یکی از مواردی که بی‌شک باعث عدم موفقیت شما می‌شود عدم توجه به مدیریت غرفه در نمایشگاه است. زمانی که در یک فروشگاه بزرگ در حال قدم زدن هستید، چه چیزی باعث می‌شود جذب یک مغازه شوید و از آن خرید کنید؟!
المان‌هایی که در یک مغازه وجود دارند می‌توانند مشتریان را جذب کنند؛ اما یک مغازه هر چقدر کالاهای خوبی داشته باشد، اگر به ویترین خود توجه نکند، نمی‌تواند به نتیجه برسد. به همین دلیل مدیریت غرفه در نمایشگاه از جمله اموری است که تمامی برندهایی که می‌خواهند از حضور در رویدادها به نتیجه برسند باید مد نظر خود قرار دهند.
غرفه‌آرایی
همانطور که در بالا به آن اشاره کردیم یکی از موارد بسیار مهم و تأثیرگذار در مدیریت غرفه در نمایشگاه غرفه‌آرایی است. بهتر است بدانید مطالعات متعددی به اثرات رنگ‌ها بر قدرت تصمیم‌گیری انسان پرداخته‌اند و تمامی آنها به این موضوع اشاره می‌کنند اگر از رنگ‌ها به روشی درست استفاده شود، call to action زودتر در انسان انجام می‌شود. همین امر باعث شده است بسیاری از برندهای بزرگ دنیا از این قدرت رنگ‌ها در تبلیغات خود برای حصول نتایج بهتر استفاده نمایند. غرفه‌آرایی شامل موارد متعددی است که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
مدل غرفه
اگر در نمایشگاه حضور پیدا کرده باشید می‌دانید که در زمان اجاره غرفه یک سری از غرفه‌های از پیش آماده در اختیار شما قرار می‌گیرد. مسئولین برگزاری رویدادها معمولاً پکیج‌های طراحی غرفه را به کسب‌وکارها و برندهایی که می‌خواهند در این فضا حضور داشته باشند پیشنهاد می‌دهند. مهم نیست شما می‌خواهید از این پکیج‌ها استفاده کنید و یا تصمیم گرفته‌اید خودتان کار طراحی غرفه را انجام دهید. بلکه مسئله مهم این است که طراحی خود را به روشی هدفمند انجام دهید. این مسئله در روند مدیرین غرفه در نمایشگاه قرار می‌گیرد و نقش بسیار مهمی در معرفی برند شما به مخاطبان هدف دارد.
ماهیت برند شما چیست؟
یکی از مهم‌ترین مواردی که بر روند مدیریت غرفه در نمایشگاه اثر می‌گذارد ماهیت برند است. این مسئله باعث می‌شود حتی زمانی که مخاطب وارد غرفه شما نشده است با برند شما آشنا شود. به طور مثال، تصور کنید شما در زمینه فروش چمن مصنوعی فعال هستید و رنگ سازمانی شما سبز است. شما می‌توانید در طراحی غرفه خود از رنگ‌های مکمل بنفش همراه با سبز استفاده کنید. همچنین، اگر کف سالن را چمن کنید و یا صندلی‌های مهمانان را با چمن پوشش دهید، می‌توانید ماهیت کاری خود را به خوبی منتقل کنید.
در نظر گرفتن محلی برای مهمانان
یکی دیگر از مواردی که در زمان مدیریت غرفه در نمایشگاه باید به آن توجه داشته باشید، در نظر گرفتن محلی مخصوص برای مهمانان است. همانطور که می‌دانید در روند برگزاری نمایشگاه همواره مهمانان ویژه‌ای در غرفه حضور خواهند داشت. اگر این حضور مهمانان در غرفه به خوبی مدیریت شود، بی‌شک نتایج شگرفی از این کار به دست خواهد آمد.
استفاده از بنرهای مناسب
بهتر است کمی در اینجا مکث کنید و به این سؤال پاسخ دهید چرا می‌خواهید در نمایشگاه حضور پیدا کنید؟! آیا محصول و یا خدماتی دارید که می‌خواهید مخاطبان حتی زمانی که به درون غرفه وارد نمی‌شوند از آن مطلع شوند؟! اگر پاسخ شما به این سؤال مثبت است، ایجاد بنرهای مناسب یکی از مهم‌ترین فاکتورها برای موفقیت در مدیریت غرفه در نمایشگاه است. انتخاب جمله و رنگ‌هایی که در بنر به کار می‌رود بسیار مهم است.
یک مثال ساده
در یکی از نمایشگاه‌های لوازم آرایشی و بهداشتی یکی از برندهای آرایشی در سفارش بنرهای خود از رنگ بنفش کم‌رنگ همراه با طوسی استفاده کرد. این بنر هرگز حالت برجسته‌ای نداشت و توجه مخاطبان را به سوی خود جلب نمی‌کرد.
در یک نظرسنجی که توسط خود برند در نمایشگاه انجام شد، مشخص گردد بیش از 60 درصد از مخاطبانی که از کنار آن غرفه رد شده بودند هرگز بنر را ندیده بودند و همین امر باعث شده بود آنها مزیت‌های زیادی را از دست بدهند. به همین دلیل، انتخاب رنگ مناسب در بنر از جمله اموری است که می‌تواند برند شما را برجسته سازد و به موفقیت برندتان کمک کند.
نمایش ویدیویی از موفقیت برند
ویدیو یکی دیگر از آیتم‌هایی است که می‌تواند بر مخاطبان اثر بگذارد. به همین دلیل، توصیه می‌شود تمامی برندها فیلم دمو از مدل کاری خود داشته باشند و در یک ال‌سی‌دی که در غرفه خود دارد نمایش دهند. اگر این فیلم به خوبی طراحی شده باشد دیگر نیاز نیست مخاطب با شما صحبت کند. بلکه وی با مشاهده آن فیلم به ماهیت کسب‌وکارتان پی می‌برد و نام برند برای همیشه در ذهنش ماندگار می‌شود. امروزه، تمامی برندهای بزرگ در نمایشگاه‌ها از فیلم‌های تبلیغاتی استفاده می‌نمایند. این مسئله از جمله موارد اصولی در مدیریت غرفه در نمایشگاه است و می‌تواند برند شما را به یکی از برندهای ماندگار و دوست‌داشتنی در طی برگزاری رویداد تبدیل کند.
مدیریت کارکنان
یکی از مهم‌ترین مواردی که بر روند مدیریت غرفه در نمایشگاه اثر می‌گذارد توجه به رفتار کارکنان است. تصور کنید غرفه‌سازی و طراحی بنر به صورتی پیش رفته است که مخاطبان زیادی را به سمت غرفه شما کشانده است. در اینجا شما باید هوشمندانه عمل کنید و تعاملات مناسبی را با هر مخاطب برقرار کنید. اگر به این روش توجه نداشته باشید، بی‌شک مخاطبان غرفه شما را ترک می‌کنند و حتی ممکن است نسبت به برند شما حس بدی داشته باشند. به همین دلیل، باید با روند مدیریت کارکنان آشنا باشید تا بتوانید همه چیز را به صورت دقیق و اصولی پیش ببرید.
عدم هرج‌ومرج در غرفه
در نمایشگاه همیشه مخاطبان زیادی حضور دارند و همهمه زیاد است. تصور کنید در کنار همهمه کلی نمایشگاه اگر همهمه درون غرفه نیز زیاد باشد، می‌تواند حس بدی را در مخاطبان به وجود بیاورد. یکی از فاکتورهای بسیار مهم در مدیریت غرفه در نمایشگاه ایجاد سکوت و آرامش در فضای داخلی غرفه است. کارکنانی که در غرفه حضور دارند هرگز نباید صحبت‌های اضافی داشته باشند و یا وقت خود را با شوخی سپری کنند. بلکه آنها در کنار ایجاد جو صمیمانه باید رسمی رفتار کنند تا بتوانند ماهیت برند خود را به مخاطبانشان نشان دهند. به این موضوع توجه داشته باشید شما در نمایشگاه به عنوان نماینده برندتان هستید و تمامی مخاطبان در آینده شما را با نام برندتان به ذهن می‌آورند.
رفتار درست با هر مخاطب
همانطور که می‌دانید هر غرفه تعدادی مخاطب عام و خاص دارد. معمولا، مخاطبان عام به اطلاعات کلی در مورد برند نیاز دارند. افرادی که درون غرفه حضور دارند باید بتوانند اطلاعات مورد نیاز را در اختیار آنها قرار دهند. از طرف دیگر، مخاطبان خاص به دنبال اطلاعات تخصصی هستند و بر اساس اطلاعاتی که دریافت می‌کنند برای همکاری و یا تعامل با آن برند تصمیم‌گیری می‌کنند.
به همین دلیل، یکی از موارد بسیار مهم در مدیریت غرفه در نمایشگاه آموزش اصولی کارکنان برای برقراری رفتار درست با هر مخاطب است. این مسئله بسیار حیاتی است و بسیاری از کارشناسان بر این عقیده هستند اگر افرادی که در یک غرفه حضور دارند رفتار درستی داشته باشند، می‌توانند آینده برند خود را دگرگون سازند.
عدم مذاکرات طولانی
برخی از کارکنان به اشتباه فکر می‌کنند هر چقدر مذاکرات‌شان با بازدیدکنندگان غرفه بیشتر و طولانی‌تر باشد، یعنی آنها در کار خود موفق‌تر بوده‌اند. باید بدانید این رویکرد به طور کلی اشتباه است و هرگز باعث موفقیت برند نمی‌شود. حتی در بسیاری از موارد اثرات منفی بر برند دارد و این مسئله تأمل‌برانگیز است. کسی که وظیفه مدیریت غرفه در نمایشگاه را بر عهده دارد باید از قبل این موضوع را به تمامی کارکنان خود گوشزد کند که آنها باید سرنخ‌ها را پیدا کنند و ارتباطات مناسب را با آنها برقرار سازند. ادامه مذاکرات به اتمام نمایشگاه موکول می‌شود. کارکنان باید تنها اطلاعاتی را به بازدیدکنندگان انتقال دهند که حس نیاز را در آنها به وجود بیاورد و آنها را برای همکاری با برند آماده سازد.
عدم صحبت با تلفن همراه در غرفه
برای بسیاری از ما پیش آمده است زمان حضور در یک غرفه در نمایشگاه دیده‌ایم که کارکنان در حال صحبت با تلفن‌های همراه خود هستند. این مسئله باعث شده است حس بی‌مسئولیتی را از آنها بگیریم و سریعاً غرفه را ترک کنیم. باید بدانید صحبت کارکنان با تلفن همراه حتی زمانی که بازدیدکننده در غرفه حضور ندارد هرگز پسندیده نیست و می‌تواند تصویر بدی از برند درست کند. این مسئله از موارد مهم در مدیریت غرفه در نمایشگاه است و تمامی برندهایی که می‌خواهند به نتایج قابل‌قبولی از حضور خود در نمایشگاه دست پیدا کنند، باید به آن توجه داشته باشند.
مشخص بودن وظایف هر کارمند
گاهی وقت‌ها در میان کارکنانی که در یک غرفه حضور دارند تنش‌هایی به وجود می‌آید و در این مورد گلگی می‌کنند آنها به تنهایی در حال انجام تمامی کارها هستند. این امر از عدم مشخص بودن وظایف هر کارمند در غرفه نشات می‌گیرد. کسی که وظیفه مدیریت غرفه در نمایشگاه را بر عهده دارد، باید از قبل وظایف تمامی کارمندان را مشخص کند و اجازه ندهد افراد وظایف دیگران را انجام دهند.
همچنین، خودش باید به عنوان مرجع قوی از ابتدا تا پایان ساعت نمایشگاه در غرفه حضور داشته باشد و هرگونه تنش و یا مشکلی را به خوبی مدیریت نماید. این مسئله باعث می‌شود تمامی کارکنان وظایف خود را بدون نگرانی و ناراحتی انجام دهند و در پایان رضایت کاملی از حضور در نمایشگاه داشته باشند.
ظاهر کارکنان
شاید بتوان گفت یکی از اصول مدیریت غرفه در نمایشگاه توجه به ظاهر کارکنان است. بهتر است بدانید کسانی که در غرفه حضور دارند به نوعی نماینده برند شما هستند. هر چیزی که بتواند برند شما را در ذهن مخاطبان تداعی کند ارزشمند است. کسی که وظیفه مدیریت غرفه در نمایشگاه را بر عهده دارد، باید قبل از شروع نمایشگاه (حداقل یک ماه قبل) لباس‌ها و آیتم‌هایی را که کارکنان باید در زمان حضور در غرفه مورد استفاده قرار دهند مشخص نماید. همچنین، افراد در زمانی که در غرفه هستند باید بسیار رسمی و شیک باشند.
استفاده مناسب از زبان بدن
زبان بدن یکی از رموز بسیار پیچیده انسانی است که اثراتش بسیار بیشتر از صحبت کردن است. دانشمندان به این موضوع اشاره می‌کنند کسانی که از زبان بدن خود به درستی استفاده می‌کنند افراد موفق‌تر از کسانی هستند که با زبان بدن خود آشنایی ندارند. یکی از اصول مدیریت غرفه در نمایشگاه آموزش استفاده درست از زبان بدن است. کارکنان باید یاد بگیرند لبخند خود را مدیریت کنند و از ژست‌های دست و صورت خود برای تأثیرگذاری بیشتر بر مخاطبان بهره بگیرند. این مسئله می‌تواند برند شما را به یک برند ماندگار و قدرتمند تبدیل کند و این امر بسیار ارزشمند است.
همراهی پایانی با مخاطبان
همراهی پایانی با مخاطبان یکی از اصولی است که کارکنان باید به آن توجه داشته باشند. همانطور که در بالا به آن اشاره کردیم تمامی غرفه‌ها زمانی که در نمایشگاه حضور دارند مهمانان ویژه خواهند داشت. کسانی که وظیفه مذاکره با این افراد را بر عهده دارند باید روش پایان دادن به مذاکره را بیاموزند و به روشی محترمانه مهمانان را بدرقه کنند. بهتر است بدانید همانطور که آغاز مذاکره مهم است، پایان دادن به مذاکره نیز ارزشمند است. حتی بسیاری از کارشناسان بر این عقیده هستند روشی که یک مذاکره به پایان می‌رسد مهم‌تر از روش آغاز آن است. به همین دلیل، این اصل در مدیریت غرفه در نمایشگاه باید مد نظر قرار گیرد.
عدم حضور کارمندان زیاد در غرفه
کارکنانی که در غرفه حضور دارند باید به تعدادی باشند که تمامی وظایف تقسیم شود و کسی مجبور نباشد کار اضافه‌ای انجام دهد (این امر یکی از اصول مدیریت غرفه در نمایشگاه است)؛ اما در کنار این مسئله باید به این موضوع نیز توجه داشته باشید اگر تعداد کارمندان یک غرفه زیاد باشد حس بسیار بعدی را در بازدیدکنندگان به وجود می‌آورد.
به طور کلی، در فضای داخلی غرفه همواره با آرامش برقرار باشد و کارکنان باید از رفت‌وآمدهای اضافی و یا مذاکرات خصوصی و دوستانه بر حذر باشند. این مسئله به طور تلویحی به بازدیدکنندگان نشان می‌دهد شما پذیرای آنها هستید و آنها می‌توانند با حضور در غرفه با برند شما آشنا شوند.
جلوگیری از ورود افراد متفرقه به درون غرفه
اگر تجربه حضور در نمایشگاه را داشته باشید، به خوبی می‌دانید تمامی بازدیدکنندگان نباید در غرفه حضور داشته باشند و می‌توان نیازهای آنها را از پشت کانتر برطرف کرد. این مسئله در مدیریت غرفه در نمایشگاه بسیار مهم است و می‌تواند غرفه شما را به یکی از غرفه‌های بسیار هدفمند تبدیل کند. به همین دلیل، کارکنان باید در این روند بسیار هوشمندانه عمل کنند و اجازه ندهند تمامی مخاطبان و بازدیدکنندگان به فضای داخلی غرفه بیایند. این مسئله از شلوغ شدن بیش از حد غرفه جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود تمامی امور طبق نظم پیش رود.
وجود سمپل‌ها و کاتالوگ‌ها در اندازه مشخص
همانطورکه می‌دانید در زمان حضور در هر نمایشگاه وجود سمپل و کاتالوگ الزامی است؛ زیرا مذاکرات را می‌توان با استفاده از آنها به خوبی پیش برد. برخی از افراد تمامی غرفه خود را با کاتالوگ و سمپل پر می‌کنند. این اشتباه‌ترین کاری است که شما می‌توانید انجام دهید. اصول مدیریت غرفه در نمایشگاه به این موضوع اشاره می‌کند بهتر است سمپل‌ها و کاتالوگ‌هایی که در غرفه هستند به اندازه کافی باشند، به گونه‌ای که مخاطب هرگز احساس نکند شما سمپل‌ها و کاتالوگ‌ها را برای آنها آماده کرده‌اید. شما می‌توانید کاتالوگ‌ها و سمپل‌ها را در کارتن‌هایی درون ماشین نزدیک نمایشگاه بگذارید و در صورت نیاز آنها را شارژ نمایید.
سخن پایانی
تا به اینجا تلاش کردیم اطلاعات کاملی را در مورد اصول مدیریت غرفه در نمایشگاه در اختیار شما قرار دهیم. همانطور که متوجه شده‌اید اصول مدیریت غرفه در نمایشگاه اصول پیچیده و گسترده‌ای هستند و تمامی کسانی که می‌خواهند در این مسیر موفق شوند باید از چندین ماه قبل از حضور در نمایشگاه آنها را مدنظر قرار دهند. بهتر است بدانید هیچ برندی در مدت زمان کوتاه نمی‌تواند یک غرفه خود را در نمایشگاه مدیریت کند و این کار بسیار زمان‌بر است و نیاز به دانش و تخصص دارد.
